Internet Festival
La digitalizzazione del sistema voucher di Internet Festival
L’evento Internet Festival è un evento della durata di quattro giorni che si svolge ogni anno nella città di Pisa nel mese di Ottobre. In ogni edizione centinaia di ospiti sono invitati a presenziare ai vari eventi dislocati per tutta la città. L’organizzazione di Internet Festival mette a disposizione degli ospiti (compresi staff e i componenti dell’organizzazione) dei voucher pranzo e cena di importo prefissato grazie ai quali è possibile consumare un pasto presso i ristoranti convenzionati con l’evento.
Le problematiche della gestione manuale
La gestione manuale del meccanismo dei voucher è soggetta ad alcune problematiche che sorgono per via di errori umani da parte dei due attori coinvolti direttamente nel servizio: gli esercenti e gli ospiti. Inoltre l’estrema dinamicità dell’evento porta a dei cambiamenti repentini riguardo alla permanenza degli ospiti all’evento e quindi alla loro presenza nel registro degli ospiti.
Le problematiche sono svariate, quelle relative all’esercente: un registro viene perso, un voucher viene perso, viene registrato un ospite in un registro sbagliato che non combacia con il voucher nella data o nella tipologia del voucher, viene ritirato un voucher pranzo invece di un voucher cena e/o viceversa, viene ritirato e registrato un voucher avanzato all’ospite in un giorno diverso rispetto a quello relativo all’effettiva fruizione del servizio al fine di poter richiedere un maggiore importo all’organizzazione.
Poi esistono problematiche relative all’ospite: un voucher viene perso, viene consegnato un voucher per il pranzo di servizio e quindi non consumabile presso il ristorante, viene firmato un registro sbagliato che non combacia con il voucher, viene consegnato un voucher pranzo invece di un voucher cena e/o viceversa, viene consegnato un voucher avanzato in un giorno diverso rispetto a quello relativo all’effettiva fruizione del servizio al fine di usufruire di uno sconto da parte dell’esercente.
Infine le problematiche relative all’organizzazione: un ospite non partecipa più all’evento, un ospite si trattiene più a lungo durante l’evento, un ospite partecipa in un giorno diverso rispetto a quanto stabilito, aggiunta e gestione dell’ospitalità di un nuovo ospite.
La digitalizzazione del processo
La soluzione è stata progettare e realizzare un applicativo per massimizzare l’efficienza della gestione informatizzata dei voucher da parte dell’organizzazione e di minimizzare il più possibile l’interazione con il sistema stesso da parte dei ristoratori (esercenti) che forniscono il servizio di pranzo e cena e degli ospiti (fruitori) che fruiscono del servizio di pranzo e/o cena.
Più nello specifico, il sistema è stato progettato per dare la possibilità all’organizzazione, tramite la sua Segreteria di produzione, di massimizzare la produttività nella gestione dei voucher e dunque di fornire la possibilità a quest’ultima di poter inserire, rimuovere e modificare, nonché aggiornare, qualsiasi aspetto riguardante il contesto dei voucher che altrimenti sarebbe fatto a mano. La segreteria di produzione è stata messa in grado, tramite il sistema, di poter interagire con ogni aspetto del contesto informatizzato come la lista degli esercenti, la lista degli ospiti e la lista dei voucher. Tutte queste entità sono modificabili in maniera semplice e soprattutto veloce dalla segreteria di produzione ed il sistema rispecchia le modifiche in maniera immediata.
Soltanto la segreteria di produzione accede al backend del sistema mentre le altre tipologie di utenti (ristoratori ed ospiti) accedono al sistema nei limiti del loro utilizzo. In particolare i ristoratori possono accedere al sistema dal loro smartphone (o tablet) tramite le loro credenziali e utilizzano il sistema come una webapp dove possono verificare e convalidare nel sistema la validità dei voucher pranzo e cena presentati dagli ospiti. Inoltre i ristoratori possono visualizzare per ogni giornata i voucher utilizzati nel proprio ristorante. Il sistema inoltre offre la possibilità di interfacciarsi con i file utilizzati dalla segreteria di produzione per facilitare e velocizzare gli abbinamenti tra ospiti e voucher senza dover per forza ricorrere all’inserimento singolo dei voucher per ogni ospite ma anzi fornendo la possibilità di aggiornare tutti gli abbinamenti nel database semplicemente caricando un file già compilato. Gli ospiti non interagiranno direttamente con il sistema ma saranno parte integrante di questo: ogni ospite possiede un codice identificativo, registrato nel sistema, fornito tramite QR code, al ristoratore. Il sistema prende in carico, una volta inserito il codice identificativo dell’ospite, di verificare se esso ha diritto al servizio e, in caso tale verifica abbia esito positivo, di registrarlo presso il ristoratore al quale è stato presentato il codice identificativo. Il sistema è dotato di una funzione che consente alla segreteria di produzione di poter inviare tramite email e SMS ai ristoratori le proprie credenziali e agli ospiti un link (o QR code) contenente il codice identificativo.
